Refundacja okularów przez pracodawcę – komu przysługuje?

Refundacja okularów przysługuje pracownikowi, który spędza przy monitorze co najmniej 4 godziny dziennie, a lekarz medycyny pracy potwierdzi potrzebę stosowania okularów lub soczewek korekcyjnych. Przepisy nie określają jednej kwoty zwrotu ani sztywnego terminu wypłaty. Sprawdź, jakie dokumenty trzeba złożyć i kiedy pracodawca powinien sfinansować nowe okulary w 2026 roku.

Komu przysługuje refundacja okularów przez pracodawcę?

Prawo do świadczenia nie wynika z samego faktu noszenia okularów. Potrzebne jest orzeczenie wydane w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, w którym lekarz medycyny pracy wskaże konieczność stosowania korekcji wzroku podczas pracy przy monitorze ekranowym.

Warunek czasu pracy oznacza używanie monitora przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Przy standardowym etacie daje to minimum 4 godziny dziennie. Z regulacji korzystają także praktykanci i stażyści, jeżeli spełniają kryterium pracy przy ekranie i mają stosowne zalecenie medyczne.

Rodzaj umowy o pracę ani jej długość nie odbierają tego uprawnienia. Inaczej wygląda sytuacja przy umowie zleceniu, umowie o dzieło oraz kontrakcie B2B, ponieważ te formy współpracy co do zasady nie podlegają przepisom Kodeksu pracy. W takich przypadkach finansowanie zależy od ustaleń stron.

Samodzielna wizyta u okulisty i recepta na okulary nie wystarczą do powstania ustawowego obowiązku refundacji. Zalecenie musi pochodzić z badań profilaktycznych związanych z zatrudnieniem.

Jakie przepisy regulują zwrot za okulary?

Podstawę stanowi Kodeks pracy, art. 237(6), który nakłada na pracodawcę obowiązek zapewnienia środków chroniących zdrowie pracowników. Szczegółowe zasady dotyczące stanowisk z monitorami zawiera rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 roku, wskazane w Dz. U. z 2025 r. poz. 58.

Rozporządzenie obejmuje okulary korekcyjne oraz szkła kontaktowe korygujące wzrok. Wymóg stosowania soczewek został wyraźnie uwzględniony po zmianach obowiązujących od 17 listopada 2023 roku. Pracodawca realizuje obowiązek samodzielnie albo przez zwrot kosztów poniesionych przez zatrudnioną osobę.

Przepisy pozostawiają firmie ustalenie procedury. Regulamin pracy, zarządzenie lub inny dokument wewnętrzny powinien określać limit, wymagane załączniki, sposób składania wniosku oraz zasady rozliczenia oprawek i szkieł. Taki dokument nie może jednak wyłączyć prawa wynikającego z orzeczenia lekarza.

Czy laptop także daje prawo do refundacji?

Tak. Monitor w laptopie jest narzędziem pracy, jeżeli pracownik korzysta z niego przez co najmniej połowę dnia. Podobnie należy oceniać stanowiska wyposażone w inne urządzenia z ekranem, gdy stanowią one podstawowe narzędzie wykonywania obowiązków. Ostateczną ocenę przeprowadza lekarz medycyny pracy na podstawie informacji zawartych w skierowaniu.

Jak otrzymać zwrot kosztów zakupu?

Procedura zwykle zaczyna się od badań wstępnych, okresowych albo kontrolnych. Skierowanie powinno wskazywać, że praca wymaga korzystania z monitora przez minimum cztery godziny dziennie. Jeżeli lekarz wyda orzeczenie o potrzebie korekcji, pracownik może kupić zalecone okulary lub szkła, a następnie złożyć dokumenty do pracodawcy.

Najczęściej potrzebne są:

• orzeczenie lub zaświadczenie lekarza medycyny pracy z informacją o konieczności stosowania okularów albo soczewek,
• imienna faktura lub rachunek potwierdzający zakup,
• wniosek o refundację, jeżeli wymaga go regulamin zakładowy,
• potwierdzenie numeru rachunku bankowego, gdy firma wypłaca świadczenie przelewem.

Faktura powinna zawierać imię i nazwisko pracownika. Niektóre zakłady wymagają także opisu wskazującego, że zakup dotyczy okularów do pracy przy monitorze ekranowym. Przed zakupem warto sprawdzić wymagania działu kadr, bo brak właściwego dokumentu może opóźnić wypłatę.

Refundacja może obejmować szkła oraz podstawowe oprawki potrzebne do ich osadzenia. Luksusowa oprawa, dodatkowe powłoki lub elementy niezwiązane z zaleceniem medycznym mogą wykraczać poza limit ustalony przez pracodawcę.

Jaka kwota refundacji obowiązuje w 2026 roku?

W 2026 roku nie ma ustawowej minimalnej kwoty ani jednolitego procentu zwrotu. Pracodawca ustala limit w regulaminie lub zarządzeniu. Spotykane są kwoty 250–450 zł, ale niektóre firmy przyznają 500 zł, 1000 zł albo refundują pełny koszt podstawowego zestawu.

Wysokość świadczenia powinna pozwalać na zakup korekcji zgodnej z zaleceniem lekarza. Pracodawca może podnieść limit lub okresowo go waloryzować, lecz nie musi przyjmować propozycji, aby zwrot wynosił co najmniej 50 procent ceny albo minimum 500 zł. Taki postulat pojawiał się w interpelacji poselskiej, jednak nie wprowadzono powszechnego ustawowego minimum.

Jeśli okulary kosztują więcej niż firmowy limit, pracodawca zwraca część określoną w przepisach wewnętrznych. Pozostałą kwotę pokrywa pracownik. Gdy cena mieści się w limicie, zwrot może objąć cały udokumentowany wydatek.

Czy refundacja jest opodatkowana?

Świadczenie wynikające z przepisów BHP korzysta ze zwolnienia z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT. Zwolnienie nie ma ustawowego limitu kwotowego, ale dotyczy wyłącznie refundacji związanej z profilaktycznym orzeczeniem i pracą przy monitorze.

Zwrot może być również wyłączony z podstawy składek ZUS na podstawie § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia składkowego. Jeżeli firma wypłaci pieniądze bez wymaganego zalecenia lekarza medycyny pracy, kwota może podlegać zarówno opodatkowaniu, jak i oskładkowaniu.

Jak często można wymieniać okulary?

Przepisy nie przyznają prawa do refundacji wyłącznie raz na dwa, trzy lub pięć lat. Częstotliwość zależy od wskazań medycznych. Badania profilaktyczne przy pracy z monitorem wykonuje się co do zasady co 5 lat, jednak lekarz może wyznaczyć krótszy termin.

Pracownik nie musi czekać do końca ważności poprzedniego orzeczenia. Gdy zauważa pogorszenie widzenia albo dotychczasowa korekcja utrudnia pracę, może zgłosić ten problem pracodawcy i poprosić o wcześniejsze badanie. Jeżeli lekarz potwierdzi potrzebę nowych szkieł, powstaje podstawa do kolejnej refundacji.

Nowe orzeczenie może uzasadniać wymianę samych szkieł. Oprawki nie zawsze trzeba kupować ponownie, jeżeli nadal nadają się do użytkowania. Zakres zwrotu powinien wynikać z regulaminu firmy oraz faktycznego zalecenia medycznego.

Sztywny zapis o refundacji raz na dwa lub trzy lata nie może zastąpić oceny lekarza. Pogorszenie wzroku potwierdzone podczas wcześniejszych badań może uzasadniać zwrot przed upływem firmowego terminu.

Co powinien zrobić pracownik?

Najpierw sprawdź, czy skierowanie na badania zawiera informację o pracy przy monitorze przez co najmniej połowę dnia. Następnie uzyskaj orzeczenie lekarza medycyny pracy i zapoznaj się z limitem obowiązującym w zakładzie. Zakup przed wykonaniem tych czynności może utrudnić rozliczenie.

Po otrzymaniu dokumentu medycznego wybierz okulary lub soczewki zgodne z zaleceniem. Zachowaj imienną fakturę, wypełnij firmowy wniosek i przekaż komplet do kadr lub przełożonego. Pracodawca finansuje refundację według własnych procedur, ale nie może przerzucać na pracownika kosztów wynikających z obowiązków BHP.

Wydatki poniesione przez firmę na okulary lub szkła dla uprawnionych pracowników mogą stanowić koszt uzyskania przychodu. Pracodawca nie odlicza jednak VAT z faktury wystawionej na pracownika, a samo wystawienie dokumentu na firmę nie zawsze tworzy takie prawo, ponieważ okulary pozostają w dyspozycji zatrudnionej osoby.